Velden organisatie

Webflow v1.5 © 18-05-2010

› Ga naar tabblad 'organisatie'.

› Ga naar tabblad 'adressen'.

› Ga naar tabblad 'contactpersonen'.

Tabblad: Organisatie

Naam

invoer: tekstveld
verplicht: ja

Hier kunt u de naam van het bedrijf invoeren. Zorgt u er voor dat u de juiste naam invoert. De naam die u hier invoert wordt door het hele programma gebruikt en komt bijvoorbeeld ook op de factuur te staan als u dit bedrijf een factuur stuurt.

Categorie

invoer: keuzelijst
verplicht: nee

Hier kunt u een categorie toevoegen aan een bedrijf. Deze categorie-items kunt u zelf aanmaken. U wilt bijvoorbeeld weten of de organisatie meer of minder dan 100 werknemers heeft. In de diverse lijsten in Webflow kunt u vervolgens ook sorteren op deze categorie.

Bankrekening 1

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u desgewenst het bankrekeningnummer van de organisatie invoeren. Bankrekening 1 is de standaardwaarde die gebruikt wordt bij de inkoop- en verkoopfactuur. Bankrekeningnummers uit Nederland bestaan ut 9 cijfers en GEEN letters. Dit geldt NIET voor girorekeningen. Overigens, wordt dit veld NIET gecheckt op aantal cijfers of letters.

Bankrekening 2

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u desgewenst een tweede bankrekeningnummer van de organisatie invoeren. Bankrekeningnummers uit Nederland bestaan ut 9 cijfers en GEEN letters. Dit geldt NIET voor girorekeningen. Overigens, wordt dit veld NIET gecheckt op aantal cijfers of letters.

Iban

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Iban staat voor International Bank Account Number en dient gebruikt te worden bij grensoverschrijdend Europees betalingsverkeer in Euro's. Het iban-nummer is, via een ingewikkelde berekening, een afgeleide van het gewone bankrekeningnummer. Vult u het iban-nummer zorgvuldig in, want Webflow checkt NIET of het nummer juist is ingevuld.

BIC

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Bic staat voor Bank Identifier Code. Dit is een code die wordt gebruikt bij grensoverschrijdend betalingsverkeer om een bank te identificeren. Vult u de bic-code zorgvuldig in, want Webflow checkt NIET of het nummer juist is ingevuld.

Status

invoer: keuzelijst
verplicht: ja

Hier kunt u de status kiezen van de klant. Standaard staat de status op 'nieuw.' Voor meer informatie over statussen kunt u naar het onderwerp 'status van stamgegevens'.

KvK

invoer: tekstveld
verplicht: nee

De meeste organisaties zijn voorzien van een Kamer van Koophandel-nummer. Afhankelijk van de diensten en/of producten die de organisatie levert zijn organisaties meestal verplicht om een KvK-nummer te hebben. Het KvK-nummer van een bedrijf kan via de Kamer van Koophandel worden aangevraagd. Het veld wordt gecheckt op het aantal karakters. Zo hebben KvK-nummers altijd 8 karakters. Bovendien moet het KvK-nummer uit cijfers bestaan, dus GEEN letters.

BTW-nummer

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het BTW-nummer van een bedrijf invoeren.

Telefoonnummer

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het (algemene) telefoonnummer invoeren van de organisatie. Overal waar in Webflow 'telefoonnummer' staat moet het vaste telefoonnummer ingevoerd worden. Waar 'mobiel nummer' staat vult u het mobiele nummer in. Vanwege het ontbreken van een internationale standaard voor mobiele nummers, kan Webflow het onderscheid niet controleren.

Faxnummer

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het faxnummer invoeren van de organisatie.

Emailadres

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het emailadres invoeren van de organisatie. Vul het emailadres zorgvuldig in, zodat uw e-mailtjes ook daadwerkelijk aankomen.

Website

invoer: tekstveld
verplicht: nee

In dit veld kunt u de website van de organisatie invoeren. De website dient ZONDER 'http://' ingevoerd te worden.

Omschrijving

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Webflow wordt dikwijls niet door 1 gebruiker gebruikt. Dit betekent dat een organisatie die u invoert volstrekt onbekend kan zijn voor uw medegebruiker zoals collega of werknemer. Het veld van 'beschrijving' is derhalve een uitstekende manier om uw medegebruiker te informeren over het desbetreffende bedrijf. Bovendien kan het ook dienen als handig geheugensteuntje voor uzelf.

Tabblad: Adressen

Adres

invoer: tekstveld
verplicht: ja

Hier dient u het adres INCLUSIEF straatnummer in te voeren van de organisatie. Doe dit zorgvuldig, want het adres dat u hier invult wordt gebruikt bij de eventuele correspondentie met de organisatie.

Adres toev.

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Adres toev. staat voor adres toevoeging. Denkt u hierbij aan bijvoorbeeld '2 hoog' of 'bedrijfsingang'. Hier dient u dus NIET het huisnummer in te voeren.

Postcode

invoer: tekstveld
verplicht: ja

Hier kunt u de postcode van de organisatie invoeren. Het veld wordt uitvoerig gecontroleerd, zodat u geen fouten kunt maken bij de invoer. Dit is zeer belangrijk, omdat de postcode die u hier invult, gebruikt wordt bij de eventuele correspondentie met de organisatie.

Plaats

invoer: tekstveld
verplicht: ja

In dit veld kunt u de plaats invoeren. Doet u dit zorgvuldig, omdat de plaats die u hier invult, gebruikt wordt bij de eventuele correspondentie met de organisatie.

Provincie

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u de provincie van het adres van het desbetreffende bedrijf invoeren.

Land

invoer: keuzelijst
verplicht: ja

De keuzelijst biedt u de mogelijkheid het land te kiezen dat hoort bij het adres van de organisatie. De standaardwaarde van dit veld is 'Nederland.'

V

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'V' staat voor Vestigingsadres. Oftewel: het adres dat aangeeft waar de organisatie gevestigd is. Als het adres dat u in deze regel heeft ingevoerd het vestigingsadres van de organisatie is, dient u hier het aankruisvakje in te klikken, zodat er een kruisje in komt te staan.

Belangrijk: een bedrijf kan meerdere adrestypes hebben, te weten: Vestigingsadres, Postadres, Factuuradres en Transportadres. Als dit verschillende adressen zijn maakt u dus meerdere adresregels aan en geeft u middels het aankruisvakje per regel aan welk adrestype het is. Het is ook mogelijk dat een adres meerdere of zelfs alle adrestypes bevat. In dat geval kruist u per regel meerdere of alle aankruisvakjes aan op dezelfde regel. Uiteindelijk moeten alle adrestypes aangekruist zijn.

P

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'P' staat voor Postadres. Oftewel: het adres dat aangeeft waar de post (behalve in sommige gevallen de facturen) voor de organisatie bezorgd moet worden. Als het adres dat u in dezelfde regel heeft ingevoerd het postadres van de organisatie is, dient u hier het aankruisvakje in te klikken, zodat er een kruisje in komt te staan.

Belangrijk: een bedrijf kan meerdere adrestypes hebben, te weten: Vestigingsadres, Postadres, Factuuradres en Transportadres. Als dit verschillende adressen zijn maakt u dus meerdere adresregels aan en geeft u middels het aankruisvakje per regel aan welk adrestype het is. Het is ook mogelijk dat een adres meerdere of zelfs alle adrestypes bevat. In dat geval kruist u per regel meerdere of alle aankruisvakjes aan op dezelfde regel. Uiteindelijk moeten alle adrestypes aangekruist zijn.

F

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'F' staat voor Factuuradres. Oftewel: het adres dat aangeeft waar de factuur voor de organisatie beorgd moet worden. Als het adres dat u in dezelfde regel heeft ingevoerd het factuuradres van de organisatie is, dient u hier het aankruisvakje in te klikken, zodat er een kruisje in komt te staan.

Belangrijk: een bedrijf kan meerdere adrestypes hebben, te weten: Vestigingsadres, Postadres, Factuuradres en Transportadres. Als dit verschillende adressen zijn maakt u dus meerdere adresregels aan en geeft u middels het aankruisvakje per regel aan welk adrestype het is. Het is ook mogelijk dat een adres meerdere of zelfs alle adrestypes bevat. In dat geval kruist u per regel meerdere of alle aankruisvakjes aan op dezelfde regel. Uiteindelijk moeten alle adrestypes aangekruist zijn.

T

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'T' staat voor Transportadres. Oftewel: het adres dat aangeeft waar artikelen voor de organisatie bezorgd moeten worden. Als het adres dat u in dezelfde regel heeft ingevoerd het transportadres van de organisatie is, dient u hier het aankruisvakje in te klikken, zodat er een kruisje in komt te staan.

Belangrijk: een bedrijf kan meerdere adrestypes hebben, te weten: Vestigingsadres, Postadres, Factuuradres en Transportadres. Als dit verschillende adressen zijn maakt u dus meerdere adresregels aan en geeft u middels het aankruisvakje per regel aan welk adrestype het is. Het is ook mogelijk dat een adres meerdere of zelfs alle adrestypes bevat. In dat geval kruist u per regel meerdere of alle aankruisvakjes aan op dezelfde regel. Uiteindelijk moeten alle adrestypes aangekruist zijn.

Tabblad: Contactpersonen

Persoon

Invoer: keuzelijst
verplicht: ja

Uit de keuzelijst kunt u een persoon kiezen die u wilt toevoegen als contactpersoon van de organisatie. Zorg ervoor dat u de JUISTE persoon kiest. Immers, het zou kunnen zijn dat er personen in de lijst voorkomen met dezelfde naam, maar toch verschillende personen zijn. Kijkt u in dat geval in de lijst van personen en bepaal op basis van het ID-nummer welk persoon u moet kiezen.

Mocht het voorkomen dat er twee keer dezelfde naam in de lijst voorkomt, en het dezelfde persoon betreft, zorgt u er in dat geval dan voor dat 1 van de 2 personen verwijderd wordt uit de lijst. Ga voor meer informatie over het bijwerken van personen naar het onderwerp 'bijwerken persoon'. Let wel: alleen de personen die de status 'ACTIEF' hebben, komen in de lijst voor.

Contactpersoon type

type invoer:
keuzelijst verplicht: ja

Uit de lijst kunt u kiezen wat voor type contactperoon de persoon is. De juiste keuze kan wellicht van belang zijn als u bijvoorbeeld emails wilt versturen naar alle 'sales managers' of alle 'directieleden.' Bovendien is het handig om te weten met wie u zaken doet of een telefoongesprek voert.

Telefoonnummer

invoer: tekstveld

verplicht: nee

Hier kunt u het telefoonnummer van de contactpersoon invoeren. Dit is dus NIET het prive telefoonnummer van de desbetreffende persoon, maar het zakelijke telefoonnummer (doorkiesnummer) waarop hij/zij te bereiken is bij de betreffende organisatie.

Overal waar in Webflow 'telefoonnummer' staat moet het vaste telefoonnummer ingevoerd worden. Waar 'mobiel nummer' staat vult u het mobiele nummer in. Vanwege het ontbreken van een internationale standaard voor mobiele nummers, kan Webflow het onderscheid niet controleren.

VO

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'VO' staat voor verkoopopdrachten. U dient hier het aankruisvakje in te klikken, als de betreffende contactpersoon verantwoordelijk is voor alle zaken aangaande verkoopopdrachten. Als u het aankruisvakje aanklikt, zal deze persoon bijvoorbeeld een prijsopgaaf gemaild krijgen, als u in een verkoopopdracht een prijsopgaaf maakt en de actie 'prijsopgaaf emailen' selecteert. Dit kan overigens alleen onder de voorwaarde dat er een emailadres ingevuld is in de popup contactpersonen.

VF

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'VF' staat voor verkoopfacturen. U dient hier het aankruisvakje in te klikken, als de betreffende contactpersoon verantwoordelijk is voor alle zaken aangaande verkoopfacturen. Als u het aankruisvakje aanklikt, zal deze persoon bijvoorbeeld de verkoopfacturen gemaild krijgen, als u in een verkoopfactuur de actie 'factuur e-mailen' selecteert. Dit kan overigens alleen onder de voorwaarde dat er een emailadres ingevuld is bij de betreffende contactpersoon in de popup contactpersonen.

IO

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'IO' staat voor inkoopopdrachten. U dient hier het aankruisvakje in te klikken, als de betreffende contactpersoon verantwoordelijk is voor alle zaken aangaande inkoopopdrachten.

IF

invoer: aankruisvakje
verplicht: ja

'IF' staat voor inkoopfacturen. U dient hier het aankruisvakje in te klikken, als de betreffende contactpersoon verantwoordelijk is voor alle zaken aangaande inkoopfacturen.

Belangrijk: Webflow biedt de mogelijkheid om contactpersonen aan 4 verantwoordelijkheidsgebieden te koppelen, te weten: verkoopopdrachten (VO), verkoopfacturen (VF), inkoopopdrachten (IO) en inkoopfacturen (IF). Als dit verschillende contactpersonen zijn, dan maakt u meerdere contactpersoon regels aan en geeft u middels het aankruisvakje per regel aan welk verantwoordelijkheidsgebied het is. Het is ook mogelijk dat een contactpersoon meerdere of zelfs alle verantwoordelijkheidsgebieden afhandelt. In dat geval kruist u per regel meerdere of alle aankruisvakjes aan op dezelfde regel. Uiteindelijk moeten alle verantwoordelijkheidsgebieden aangekruist zijn.

Mobiel nummer

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het mobiele nummer van de contactpersoon invoeren. Dit is dus NIET het prive mobiele nummer van de desbetreffende persoon, maar het zakelijke mobiele nummer waarop hij/zij te bereiken is.

Overal waar in Webflow 'telefoonnummer' staat moet het vaste telefoonnummer ingevoerd worden. Waar 'mobiel nummer' staat vult u het mobiele nummer in. Vanwege het ontbreken van een internationale standaard voor mobiele nummers, kan Webflow het onderscheid niet controleren.

Emailadres

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het emailadres invoeren van het contactpersoon. Dit is dus NIET het prive emailadres van de desbetreffende persoon, maar het zakelijke email-adres waarop hij/zij te bereiken is. Vul het emailadres zorgvuldig in, zodat uw mailtjes ook daadwerkelijk aankomen.

Faxnummer

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Hier kunt u het faxnummer van de contactpersoon invoeren. Dit is dus NIET het prive faxnummer van de desbetreffende persoon, maar het zakelijke faxnummer waarop hij/zij te bereiken is. Vul het faxnummer zorgvuldig in, zodat uw faxen ook daadwerkelijk aankomen.

Naam assistent

invoer: tekstveld
verplicht: nee

Altijd handig om, indien aanwezig, te weten wie de assistent van de contactpersoon is. Het kan zijn dat u een en ander al heeft afgehandeld met de assistent van uw contactpersoon. Het komt netjes en zakelijk over bij uw contactpersoon als u de assistent bij naam en toenaam kunt noemen.

› Klik hier om naar het onderwerp 'invoeren organisatie' te gaan.